Manual do Utilizador

1. Primeiro Acesso

Após a instalação, o Mega Facturação arranca pela primeira vez pedindo a definição de uma senha de administrador e a configuração dos dados da empresa. Estas etapas são obrigatórias antes de poder emitir qualquer documento.

Definir a senha inicial

Na primeira abertura é solicitada a criação de uma senha de acesso. Esta senha protege o acesso ao programa e é pedida sempre que a sessão é retomada.

Iniciar sessão

Nos acessos seguintes, o programa apresenta o ecrã de login onde deve inserir a senha definida.

2. Interface Principal

Ao abrir o Mega Facturação, é apresentada a janela principal com a barra de menus, a barra de ferramentas e a barra de estado na parte inferior.

Barra de ferramentas

• Nova Fatura — Cria uma nova fatura/recibo (FT).
• Faturas — Abre a lista de faturas emitidas.
• Clientes — Abre a lista de clientes.
• Artigos — Abre a lista de artigos e serviços.
• Avenças — Gere as avenças recorrentes.
• Empresa — Configura os dados da empresa emitente.

Barra de estado

Na parte inferior da janela, a barra de estado mostra:

• O número de registos na vista actual.
• O estado da licença (ex: Trial — 15 dias restantes ou Licença Activa).

3. Dados da Empresa

Os dados da empresa emitente são impressos em todas as faturas. Para configurar:

Campos obrigatórios

• Designação — Nome completo da empresa ou nome próprio (ENI).
• NIF / NIPC — Número de Identificação Fiscal (9 dígitos). Deve corresponder ao NIF da licença.
• Morada — Endereço completo para figurar nas faturas.

Preenchimento automático pelo NIF

Ao introduzir o NIPC (empresas começadas por 5), clique em Verificar NIF para preencher automaticamente o nome, morada e telefone a partir do registo público.

Campos opcionais

• Telefone, e-mail, website, logótipo.
• Número de certificação AT (pré-preenchido).
• IBAN para pagamento por transferência.

4. Séries e AT-CUD

O Mega Facturação é software certificado AT. Cada série de documentos deve ser comunicada à Autoridade Tributária antes de ser utilizada — o programa trata este processo automaticamente mediante a introdução do código de validação fornecido pela AT.

Criar uma nova série

1. Aceder à gestão de séries No formulário da empresa, clique em Gerir Séries.
2. Nova série Clique em Nova Série e preencha o ano, o prefixo (ex: FT 2025) e o código de validação ATCUD fornecido pela AT.
3. Guardar e activar Guarde a série. A partir deste momento o ATCUD é calculado automaticamente em cada fatura emitida.

5. Clientes

A lista de clientes permite adicionar, editar e pesquisar todos os destinatários das suas faturas.

Adicionar um cliente

1. Abrir a lista de clientes Clique em Clientes na barra de ferramentas.
2. Novo cliente Clique no botão Novo.
3. Preencher os dados Preencha pelo menos o nome e o NIF. Para empresas com NIPC, clique em Verificar NIF para preencher automaticamente a morada e contactos.
4. Guardar Clique em Guardar.

Pesquisar clientes

Na lista de clientes, comece a escrever o nome ou NIF na caixa de pesquisa para filtrar instantaneamente.

6. Artigos e Serviços

O catálogo de artigos/serviços permite pré-definir os produtos que vende, com preços e taxas de IVA, para inserção rápida nas faturas.

Campos do artigo

• Código — Referência interna (opcional mas recomendado).
• Descrição — Nome do produto ou serviço como aparece na fatura.
• Preço unitário — Valor sem IVA.
• Taxa de IVA — 6%, 13% ou 23% (isentos com nota de isenção).
• Unidade — Un, Hora, Kg, etc.

7. Criar uma Fatura

O Mega Facturação emite faturas do tipo FT (Fatura) certificadas pela AT.

Passos para emitir uma fatura

1. Iniciar nova fatura Clique em Nova Fatura na barra de ferramentas ou na lista de faturas.
2. Seleccionar o cliente Comece a escrever o nome ou NIF na caixa de cliente. Seleccione o cliente da lista ou crie um novo.
3. Adicionar linhas Na grelha de linhas, seleccione um artigo do catálogo ou escreva a descrição directamente. Ajuste a quantidade e o preço conforme necessário.
4. Verificar os totais O rodapé mostra automaticamente o subtotal, IVA por taxa e total a pagar.
5. Emitir a fatura Clique em Emitir. A fatura fica registada com o número seguinte da série e o ATCUD é gerado automaticamente.
6. Imprimir ou enviar por e-mail Após a emissão, pode imprimir a fatura em papel ou gerar o PDF para envio por e-mail.

Anular uma fatura

Uma fatura emitida só pode ser anulada através da emissão de uma Nota de Crédito. Abra a fatura na lista de faturas, clique em Nota de Crédito e confirme — o sistema cria o documento de crédito com as mesmas linhas e valores, anulando o efeito da fatura original.

Clonar uma fatura

Para criar uma fatura idêntica a uma anterior, abra-a na lista e clique em Clonar. Uma nova fatura é criada com os mesmos dados (data actual, novo número de série).

8. Lista de Faturas

A lista de faturas mostra todas as faturas emitidas com filtros e opções de pesquisa.

Filtrar e pesquisar

• Por período — Seleccione o mês e ano no topo da lista.
• Por cliente — Escreva o nome do cliente na caixa de pesquisa.

Acções sobre faturas

• Ver detalhes — Clique duas vezes numa fatura para abrir.
• Imprimir / PDF — Botões disponíveis na barra da lista e no detalhe.
• Nota de Crédito — Emite um documento de crédito que anula a fatura seleccionada.
• Clonar — Cria nova fatura com base nos dados da fatura seleccionada.

9. Avenças

As avenças são modelos de faturação mensal ou anual que ajudam a criar faturas mais rapidamente quando chega a data prevista. As faturas não são criadas automaticamente — o programa avisa e aguarda confirmação do utilizador.

Configurar uma avença

1. Criar nova avença Clique em Nova Avença e seleccione o cliente.
2. Definir os serviços e valor Adicione as linhas de serviço exactamente como numa fatura normal.
3. Definir periodicidade Seleccione o mês e o ano em que a fatura deve ser emitida.
4. Activar Marque a avença como Activa e guarde.

Emissão de faturas

O utilizador consulta a lista de avenças, identifica quais estão prontas a faturar e emite manualmente as faturas correspondentes.

10. Mapas de Vendas

Os mapas de vendas permitem analisar a actividade de faturação por período, por cliente ou por artigo, e exportar os resultados para PDF.

Exportar para PDF

Após aplicar os filtros pretendidos, clique em Exportar PDF para gerar um relatório pronto a imprimir ou arquivar.

11. Gestão de Stocks

O módulo de gestão de stocks permite controlar o stock de artigos físicos e produzir uma lista de inventário. As saídas são debitadas automaticamente quando os artigos são facturados.

Activar o controlo de stock

No registo de cada produto, active a opção Controlar stock e defina a quantidade inicial em armazém.

Movimentos de stock

• Saída automática — Cada fatura emitida debita as quantidades facturadas.
• Entrada manual — Registe entradas de mercadoria em Ferramentas → Inventário → Nova Entrada.
• Inventário físico — Corrija o stock por contagem física em Ferramentas → Inventário → Ajuste de Inventário.

12. Exportar SAFT-PT

O ficheiro SAFT-PT (Standard Audit File for Tax) é obrigatório para comunicação anual à Autoridade Tributária e pode ser solicitado em auditorias.

Gerar o ficheiro

1. Seleccionar o período Escolha o ano fiscal (e opcionalmente o mês) que deseja exportar.
2. Exportar Clique em Exportar SAFT. O sistema gera o ficheiro SAF-T_PT_xxxxxxx_AAAA.xml e pede onde guardar.
3. Validar Recomenda-se validar o ficheiro no Portal das Finanças antes de o submeter.

13. Backup

Faça backups regulares para proteger os seus dados em caso de avaria ou perda do computador.

Criar um backup

1. Iniciar o backup Aceda a Ferramentas → Backup → Criar Backup.
2. Escolher o destino Seleccione a pasta de destino. Recomenda-se uma pasta em disco externo ou em servidor de ficheiros na rede.
3. Confirmar O Mega Facturação exporta toda a base de dados para um ficheiro .sql com a data no nome.

Restaurar um backup

Para restaurar, aceda a Ferramentas → Backup → Restaurar e seleccione o ficheiro de backup .sql. Atenção: o restauro substitui todos os dados actuais.

14. Licença

O Mega Facturação funciona em modo de avaliação durante 30 dias após a primeira fatura emitida. Após esse prazo, é necessária uma licença activa para emitir novas faturas.

Estado da licença

O estado actual é visível na barra de estado no rodapé da janela principal:

• Licença Activa — Software totalmente desbloqueado.
• Trial — X dias restantes — Período de avaliação a decorrer.
• Trial Expirado — É necessário activar a licença para continuar.

Activar a licença

1. Comprar a licença Adquira a sua licença em mega-facturacao.impulsys.pt. Receberá a chave por e-mail.
2. Abrir o diálogo de activação Aceda a Ferramentas → Activar Licença….
3. Introduzir a chave Escreva ou cole a chave no formato MEGA-XXXXX-XXXXX-XXXXX-FACT e clique em Activar.